スプレッドシートで「一覧にコードを入れたら、別シートのマスタから商品名や単価を自動で出したい」と思ったのに、VLOOKUPがうまく動かず #N/A や #REF! が出て止まってしまう――そんな経験はありませんか。
別シート参照は一見シンプルですが、範囲の指定方法、シート名の書き方、完全一致の設定、文字列と数値の違い、余計な空白など、つまずきポイントが決まっています。さらに、参照先が「同じファイル内の別シート」なのか「別ファイル（別スプレッドシート）」なのかで、正解の手順が変わるため、ここを誤ると何を直しても解決しない状態になりがちです。
本記事では、まず別シートと別ファイルを最短で見分ける方法を整理し、VLOOKUPで別シートを正しく参照する書き方をテンプレート付きで解説いたします。続いて、#N/A・#REF!の原因を症状別に切り分け、再発しにくい運用のコツ（列追加で壊れない考え方、入力ゆれ対策、重くなるときの見直しポイント）までまとめます。
「とにかく今すぐ動く式がほしい」方も、「運用で壊れない形に整えたい」方も、この記事を読み終える頃には、自力で直せる安心感を持って進められるはずです。
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スプレッドシートのVLOOKUPで別シート参照が必要になる場面
スプレッドシートでデータ管理を続けていると、「入力する場所」と「参照するマスタ」を分離したくなる局面が必ず出てきます。たとえば、次のような運用です。
売上入力や申込一覧は日々増えるため、入力専用のシートに集約したい
取引先名、商品名、単価、税区分、担当者などは頻繁に参照するため、更新しやすいマスタとして別シートにまとめたい
入力側のミスを減らしたい（コードを入力すれば名称や単価が自動表示される状態にしたい）
このような場面で、VLOOKUPは「入力側のキー（商品コードなど）に対応する値（商品名・単価など）を別の表から引いてくる」役割を担います。ここで重要なのが、「別シート」という言葉が2種類の状況を含み得る点です。
同一ファイル内でタブが分かれているだけ（同じスプレッドシートの別シート）
ファイルそのものが別（別スプレッドシート、つまり別ファイル）
この区別が曖昧なまま式を作ると、いつまでもエラーが消えず、時間だけが溶けてしまいがちです。最初に切り分けておくことで、最短距離で正しい式に到達できます。
別シートと別ファイルは何が違うか
「別シート」と「別ファイル」は、参照の仕組みが根本的に異なります。同一ファイルの別シートなら、VLOOKUPの参照範囲に「シート名!範囲」を指定すれば終わります。しかし別ファイルの場合は、別ファイルのセル範囲を“取り込む”ための仕組みが必要になります（後述のIMPORTRANGE）。
まずは迷いを消すために、判断のための比較表を置きます。
| 見分け方 | 同一ファイルの別シート | 別ファイル（別スプレッドシート） |
|---|---|---|
| 画面下のタブで切り替えられるか | 切り替えられる | 切り替えられない（別URLを開く） |
| 参照の書き方（代表例） | 'マスタ'!A:D | IMPORTRANGE(URL,"マスタ!A:D") |
| 初回に必要な作業 | ほぼ不要 | アクセス許可が必要なことが多い |
| つまずきポイント | シート名の引用符、範囲、列番号、完全一致 | 権限、URL、許可、負荷、取り込み範囲 |
ここで「別シート参照」の検索キーワードで多いのは、実際には同一ファイル内の別シート参照であることが多い一方、業務でマスタを共通化し始めると別ファイル参照が必要になるケースも増えていきます。本記事は両方を同じ構成の中で切り分け、迷いを最小化する流れで解説します。
典型例 商品マスタを別シートに置く運用
もっとも典型的な運用例は「商品マスタ」や「取引先マスタ」を別シートに置くパターンです。たとえば次のように役割を分けます。
入力シート：日々の入力が増える（受注、見積、請求、在庫、勤怠など）
マスタシート：基本情報をまとめる（商品名、単価、税率、カテゴリ、取引先情報など）
例として、入力シートに「商品コード」「数量」を入力すると、商品マスタから「商品名」「単価」「税区分」を自動表示し、金額計算までつなげるイメージです。これが実現できると、次のメリットが出ます。
手入力（商品名や単価の転記）が減り、ミスが激減する
単価改定や名称変更がマスタ更新だけで反映される
入力担当者のスキル差に左右されにくくなる
後工程（集計・請求書作成）の品質が上がる
一方で、VLOOKUPの作り方を誤ると「見つからない」「ズレる」「重い」「列追加で壊れる」といったトラブルが起きます。以降は、まず“正しく動く基本形”を固め、その後に“壊れにくい運用”まで落とし込みます。
スプレッドシートのVLOOKUPで別シートを参照する書き方
VLOOKUPは「検索値を、表の左端列で探し、指定した列の値を返す」関数です。別シート参照の核心は、検索対象となる“表”をどのように指定するかにあります。ここさえ正しければ、ほとんどのケースは解決できます。
VLOOKUPの基本形（完全一致の代表形）は次のとおりです。
=VLOOKUP(検索値, 参照範囲, 列番号, FALSE)
ここで別シート参照に関係するのは「参照範囲」の部分です。同一ファイルの別シートなら、参照範囲を シート名!A:D のように書きます。
基本形 シート名を付けて範囲指定する
最もよく使う基本形を、実務で使えるテンプレとして示します。
入力シート：A列に商品コード（検索値）がある
マスタシート：A列に商品コード、B列に商品名、C列にカテゴリ、D列に単価がある
目的：入力シートで商品コードを入れたら、単価（D列）を返したい
この場合の式は次のとおりです。
=VLOOKUP(A2, 商品マスタ!A:D, 4, FALSE)
それぞれの意味は以下です。
A2：検索値（商品コード）商品マスタ!A:D：検索対象の表（別シートのA列〜D列）4：表の4列目（D列）を返すFALSE：完全一致で探す（基本はこれ）
この時点で「動く式」が1本できあがります。別シート参照で迷う人は、まず「シート名!範囲」の書式が正しいかを確かめるのが最短です。
補足として、範囲は列全体（A:D）のほか、行範囲まで絞っても構いません。
商品マスタ!A2:D1000（ヘッダーを避けたい場合）商品マスタ!$A:$D（列固定で参照する場合）
ただし、行数が増減するマスタで「途中までしか参照していない」事故を避けるには、列全体参照（A:D）か、十分広い行範囲を確保するのが安全です。
シート名にスペースや記号がある場合のルール
別シート参照でよくある詰まりどころが「シート名の扱い」です。シート名にスペースが含まれる場合や、記号・括弧・一部の文字が含まれる場合、参照表記としてそのまま解釈されず、エラーの原因になります。
安全策として、次のルールで統一するとミスが減ります。
シート名が英数字のみなどで問題が出ない場合でも、迷ったら シングルクォートで囲む
特に、スペースを含む場合は 必ず囲む と覚える
例：
OK：
=VLOOKUP(A2,'商品 マスタ'!A:D,4,FALSE)OK：
=VLOOKUP(A2,'2025_単価(改定)'!A:D,4,FALSE)
また、Googleスプレッドシートでは、シート名をクリックして範囲をドラッグ選択すると、自動的に正しい参照表記が入ります。シート名の引用符ルールが不安な場合は、次の手順が堅実です。
数式の参照範囲の位置にカーソルを置く
マスタシートへ移動して、範囲をドラッグで選ぶ
自動挿入された
'シート名'!A:Dの表記をそのまま使う
これで「シート名の書き間違い」はほぼ回避できます。
例で理解する 実際の数式テンプレート
ここでは、現場で使われやすいテンプレートを用途別に並べます。コピペして、シート名・列・セルだけを置き換えるとすぐ使えます。
テンプレ1：商品コードから商品名を返す（完全一致）
マスタ：A=商品コード、B=商品名
=VLOOKUP(A2,'商品マスタ'!A:B,2,FALSE)
テンプレ2：商品コードから単価を返す（列が増えても対応しやすいよう範囲をA:Zで広めに）
マスタ：D=単価（ただし列追加でズレるリスクは後述）
=VLOOKUP(A2,'商品マスタ'!A:Z,4,FALSE)
テンプレ3：見つからないときは空欄にする（表示を整える）
=IFERROR(VLOOKUP(A2,'商品マスタ'!A:D,4,FALSE),"")
テンプレ4：入力セルが空なら空欄、入力があるときだけ検索（不要計算を減らす）
=IF(A2="","",IFERROR(VLOOKUP(A2,'商品マスタ'!A:D,4,FALSE),""))
テンプレ5：複数条件ではないが、検索値の前後空白を取り除いて検索（コピペ入力対策）
=IF(A2="","",IFERROR(VLOOKUP(TRIM(A2),'商品マスタ'!A:D,4,FALSE),""))
テンプレ4や5は、行数が多いシートで計算負荷を抑えたり、入力ゆれを減らしたりするのに役立ちます。まずはテンプレ1〜3を基礎として、必要に応じて追加していくのが安全です。
スプレッドシートのVLOOKUPで別シート参照がうまくいかない原因
別シート参照がうまくいかないとき、感覚的に式をいじると余計に迷子になります。ここでは「症状→原因→確認手順→対処」の順で、再現性のある直し方に落とし込みます。
最初に、よくある症状を一覧化します。自分の状況に近い行から読んでください。
| 症状 | よくある原因 | 最初に見る場所 |
|---|---|---|
| #N/A（見つからない） | 完全一致で一致していない、型違い、空白、検索列が左端ではない | 検索値、マスタのキー列、FALSE指定 |
| #REF!（参照エラー） | 列番号が範囲外、シート名誤り、範囲指定が壊れている | 第3引数、参照範囲、シート名 |
| 値は出るが違う値が出る | 近似一致（TRUE/省略）、重複キー、列番号ズレ | 第4引数、キー重複、列番号 |
| 途中から急に出なくなった | マスタの範囲が足りない、列追加で列番号ズレ | 参照範囲、列番号、行追加 |
| 動作が重い | 不要な計算、列全体参照の多用、IMPORTRANGE多用 | 条件付き計算、参照範囲、構成 |
ここからは代表的な症状を深掘りします。
#N/Aが出るときに最初に見るポイント
#N/Aは「見つからない」エラーです。VLOOKUPが最終的に「一致するキーを見つけられなかった」という意味なので、原因はほぼ次のどれかに収束します。
確認手順（上から潰すと最短です）
検索値が本当に入っているか
入力セルが空なのにVLOOKUPだけ置いていると、検索値が空で当然見つかりません
対策：入力が空なら空にする式（テンプレ4）を使う
完全一致（FALSE）になっているか
第4引数が省略されていたりTRUEになっていたりすると、意図しない挙動が起きることがあります
対策：基本は必ずFALSEを明示する
参照範囲の左端列に検索キーがあるか
VLOOKUPは「範囲の左端列で検索」します
例：
'商品マスタ'!B:Dとしているのに、検索キーがA列にあると、B列で探すことになり見つかりません対策：検索キー列が左端になるように範囲を取り直す（
A:Dに戻す）
検索値とマスタのキーが“同じ見た目”でも一致していない（型違い）
例：入力側は「00123（文字列）」、マスタ側は「123（数値）」
例：片方は数値、片方は文字列として扱われている
対策：キーの型を統一する（TEXTで文字列化、VALUEで数値化など）
前後に空白が混ざっている（空白違い）
コピペ入力で末尾にスペースが入ると一致しません
対策：検索値にTRIMをかける（テンプレ5）、またはマスタ側にもTRIM済み列を用意する
マスタに存在しないキーを入力している
もっとも単純ですが意外と多いです（入力規則がない場合に起こりやすい）
対策：入力規則（プルダウン）や、入力候補の提示を検討する
#N/Aに対してIFERRORで隠すのは「見た目を整える」には有効ですが、原因が分からない段階で隠すと問題が埋もれます。まずはIFERRORを外し、上記チェックで原因を確定させてから戻すのが安全です。
#REF!が出るときの典型ミス
#REF!は「参照が成立していない」ことを示します。VLOOKUPで最も多いのは第3引数（列番号）に起因するミスです。
典型例1：列番号が範囲を超えている
参照範囲が
A:C（3列）なのに、列番号が4になっている対策：範囲を広げる（A:Dへ）か、列番号を正す
典型例2：シート名の誤字・変更
シート名を手入力していると、表記ゆれ（全角半角、スペース、記号）で壊れます
対策：範囲をドラッグして参照を挿入する／シート名変更ルールを決める
典型例3：列やシートの削除で参照が壊れた
後から列削除・シート削除をすると、参照式が一斉に壊れることがあります
対策：マスタは「削除より非表示・アーカイブ」など運用ルールで守る
#REF!は「構文的に成立していない」ため、原因は比較的特定しやすいです。参照範囲と列番号を声に出して読み上げ、「この範囲に何列あるか」「その何列目を返そうとしているか」を確認すると早く直ります。
文字列と数値の不一致や余計な空白
VLOOKUPの一致判定は、見た目だけでなく“データの中身”に依存します。そのため、見た目が同じでも一致しないケースがあります。特に業務で多いのが次の2つです。
先頭ゼロを含むコード（00123など）
コピペ由来の空白（前後にスペース、改行など）
先頭ゼロ問題の対処
先頭ゼロを含むコードは、「文字列として管理する」ことを基本にすると事故が減ります。理由は、数値として扱うと先頭ゼロが落ちやすいからです。
入力側：文字列として入力（表示形式をプレーンテキストにするなど）
マスタ側：同様に文字列として保持
すでに混在している場合の応急処置としては、検索値をTEXTで統一するか、マスタ側に統一列を作る方法があります。運用としては「キー列の形式は固定し、担当者が変わっても崩れない」状態を作るのが理想です。
空白問題の対処
空白混入は、入力側だけでなくマスタ側にも起こります。特に「外部データ貼り付け」「CSV貼り付け」「別システムからコピー」などで発生します。
検索値側：
TRIM(A2)を使うマスタ側：TRIMした補助列を用意し、その列をキーにする
根本対策：入力規則や正規化ルール（キー列は手入力禁止、など）を設ける
空白が混ざっていると、目視確認が非常に困難です。疑わしい場合は、TRIMを挟んで動くかどうかで切り分けると早いです。
近似一致による取り違えを防ぐ設定
VLOOKUPの第4引数は「近似一致（TRUE）か、完全一致（FALSE）か」を決める重要なスイッチです。ここを誤ると、エラーは出ないのに“違う値が出る”という、最も危険な状態になります。
安全運用の原則
商品コード、社員番号、顧客IDなどのキー参照は、原則 FALSE（完全一致）
TRUE（近似一致）は、ソート済みの表で「範囲帯の判定」をしたい場合など、用途限定で使う
例：点数に応じて評価を返す、購入金額に応じて割引率を返す、といった「階段表」の場合は近似一致が役立つことがあります。しかし、マスタ参照として使うのは事故のもとです。
「違う値が出た」と気づければまだ良いのですが、気づかないまま請求や集計に進むと損失につながります。したがって、業務用途では第4引数を省略せず、必ずFALSEを明記することを推奨します。
スプレッドシートのVLOOKUPで別シート参照を壊れにくくするコツ
VLOOKUPは「動いたら終わり」ではありません。むしろ業務で大事なのは「しばらく運用しても壊れない」ことです。よくあるのが、マスタ側の列追加・列並び替え・データ増加などで、式が突然ズレる事故です。
ここでは、将来のトラブルを予防するための設計ポイントを整理します。
列追加で列番号がずれる問題の回避
VLOOKUPの弱点のひとつが「返す列を“列番号”で指定する」点です。たとえば、単価がD列だから列番号4、という指定は分かりやすい反面、マスタ側で列を挿入した瞬間に意味が変わります。
例：
元のマスタ：A=コード、B=商品名、C=カテゴリ、D=単価
途中でB列の前に「メーカー」列を追加した
単価はE列へ移動したのに、VLOOKUPは相変わらず「4列目」を返し続ける
結果：カテゴリや別の項目を“単価として返す”事故が発生する
この事故は「エラーにならない」ため、発見が遅れやすいのが厄介です。
回避策（おすすめ順）
マスタの列構成を固定し、列追加は末尾にする運用ルールにする
最も現実的で、導入コストが低いです
返す列が増える運用なら、VLOOKUP以外の仕組みに移行する
例：INDEX/MATCH系、XLOOKUP相当、あるいは設計そのものを見直す
どうしてもVLOOKUPを維持するなら、列追加のたびに列番号を見直す運用を明文化する
「列変更したら式チェック」を作業手順に入れる
組織で運用するなら「誰が列をいじっても壊れない」状態が理想です。まずは1の運用ルールを整えるだけでも事故が減ります。
範囲を広めに取るか 名前付き範囲にする
別シート参照でありがちな運用事故に「参照範囲が足りない」があります。マスタの行数が増えたのに参照範囲が固定（A2:D200など）だと、201行目以降が見つからず、#N/Aが増殖します。
対策の選択肢
列全体参照（A:D）にして行増加に追随させる
行数が膨れ上がる場合は、十分大きい範囲を取る（A2:D10000など）
管理性を重視するなら「名前付き範囲」を使う（範囲管理を1か所でできる）
名前付き範囲は、式中の参照を分かりやすくし、範囲の変更を一元化できます。マスタ運用が成熟してくると、参照範囲の意味を“名前”で表せるメリットが効いてきます。
ただし、名前付き範囲を使っても「列追加で列番号がずれる」問題が自動で解決するわけではありません。あくまで「範囲管理」「可読性」「ミス低減」に寄与するものとして理解すると混乱しません。
複数シートを切り替えるならINDIRECTの注意点
支店別・月別・担当別などでマスタが複数シートに分かれている場合、「参照先シートを切り替えたい」というニーズが出ます。たとえば、入力シートのB1に「東京」「大阪」といった支店名があり、その値に応じて参照先シートを変えたいケースです。
この発想でよく登場するのがINDIRECTです。INDIRECTは文字列を参照に変換できるため、次のような形で参照先を組み立てられます。
（考え方）
B1にシート名が入っているなら、B1&"!A:D"で参照範囲文字列を作り、INDIRECTで参照にする
ただしINDIRECTは便利な反面、運用上の注意点が多いです。
INDIRECT導入時の注意点
シート名が少しでも変わると壊れやすい（表記ゆれに弱い）
構造が複雑になり、引き継ぎが難しくなる
計算負荷が上がりやすい（シートが増えるほど影響が出ることがあります）
導入するならセットでやること
シート名入力セルはプルダウン（データの入力規則）で固定し、タイポを防ぐ
シート名は運用ルールとして安易に変更しない
エラー時の一次切り分け（シート名が正しいか、範囲が存在するか）を手順化する
「複数シート切り替え」は、スプレッドシートが成長してくると避けて通れないテーマですが、最初からINDIRECTに頼りすぎると管理不能になりやすいです。まずはマスタ統合（1シートにまとめる）や、キーに支店コードを持たせるなど、構造を単純化できないかも検討すると安定します。
スプレッドシートのVLOOKUPで別ファイルを参照したい場合の手順
ここまでが「同一ファイル内の別シート参照」でした。次に、ファイルが別のスプレッドシート（別URL）に分かれている場合です。業務でマスタを共通化する、複数部署で同じマスタを参照する、といった運用になると、別ファイル参照が必要になります。
別ファイル参照の基本は「まず取り込む、次に探す」です。つまり、別ファイルの範囲をそのままVLOOKUPで参照するのではなく、IMPORTRANGEで取り込んだものをVLOOKUPの“表”として扱います。
IMPORTRANGEの基本と初回のアクセス許可
IMPORTRANGEは、別スプレッドシートの範囲を取り込むための関数です。基本形は次のとおりです。
=IMPORTRANGE("参照元スプレッドシートのURL","シート名!A:D")
ここでつまずきやすいのが「初回のアクセス許可」です。参照先の権限設定によっては、最初に「アクセスを許可」する操作が必要になります。これを飛ばしたままVLOOKUPと合体させると、何が原因なのか分からなくなりがちです。
最短で成功させる手順
まずIMPORTRANGE単体で、別ファイルの表が取り込めるか確認する
取り込めたら、その式をVLOOKUPの参照範囲に埋め込む
うまくいかなければ、URL、シート名、参照範囲、権限を再確認する
この順番にする理由は、「どこで失敗しているか」を切り分けるためです。いきなりVLOOKUPと合体させると、失敗要因が増えて原因特定が難しくなります。
VLOOKUPと組み合わせる定番式
別ファイル参照の定番式は次の形です。
=VLOOKUP(A2, IMPORTRANGE("参照元URL","商品マスタ!A:D"), 4, FALSE)
動かすためのポイントを整理します。
IMPORTRANGEの第2引数は、“シート名!範囲” を文字列で指定する
VLOOKUPの列番号は、取り込んだ範囲の左端を1として数える
近似一致事故を避けるため、VLOOKUPは基本FALSEを明示する
入力セルが空の場合の不要計算を抑えるなら、IFでガードする
実運用では次の形が使いやすいです。
=IF(A2="","",IFERROR(VLOOKUP(A2,IMPORTRANGE("参照元URL","商品マスタ!A:D"),4,FALSE),""))
これで、入力がない行は空欄のまま、入力がある行だけ検索が走り、見つからない場合も表示が整います。
権限 エラー パフォーマンスの注意点
別ファイル参照は便利ですが、「権限」と「負荷」を無視すると、安定運用が難しくなります。特に次の点は、最初に理解しておくと後悔が減ります。
権限の注意点
参照元のスプレッドシートを閲覧できない人は、基本的に取り込めません
組織運用では、参照元の共有範囲をどうするかが重要です
“参照できる”ことは、“データを見られる”ことと表裏一体です。機密性があるなら運用設計が必要です
エラーの注意点
#REF!が出る：アクセス許可が未実施、または参照範囲が不正
#N/Aが出る：取り込めているが検索キーが一致していない（同一ファイル時と同様の原因）
読み込みに時間がかかる：参照元のデータ量、取り込み範囲が大きい、式が大量にある
パフォーマンス（重さ）の注意点
IMPORTRANGEを行ごとに大量に使うと重くなりやすい
取り込む範囲が広すぎると、不要なデータまで取り込んで負荷が増える
解決策としては「取り込みを1か所に集約し、そこを参照する」構成が定番です
例として、別ファイルのマスタを「取込」シートにIMPORTRANGEで丸ごと取り込み、その取込シートに対してVLOOKUPを行うと、IMPORTRANGEが重複せず安定しやすいです。設計の方向性として覚えておくと便利です。
別ファイル参照の実装前チェックリスト
参照元ファイルへの閲覧権限がある
IMPORTRANGE単体で取り込みができている
初回のアクセス許可が完了している
取り込み範囲は必要最小限（列全体参照を乱用しない）
VLOOKUPの第4引数はFALSE（完全一致）を明示している
キーの型（文字列/数値）と空白混入を想定した対策がある
共有範囲と機密性のルールが定義されている
ここまで整えると、別ファイル参照でもトラブルが起きにくくなります。
スプレッドシートのVLOOKUPで別シート参照する際によくある質問
最後に、別シート参照のVLOOKUPで特に多い質問をまとめます。引っかかりやすいポイントを先回りして潰すことで、運用の安定性が上がります。
左端列に検索キーがないときはどうする
VLOOKUPは、指定範囲の左端列で検索します。つまり「検索したいキー列が左端にない」状態だと、思った通りに動きません。これがVLOOKUPの構造的な制約です。
対処はシンプルで、次のいずれかになります。
対処1：参照範囲を取り直し、キー列を左端にする
たとえばキーがB列にあるなら、範囲をB:Dにして検索します（ただしキーが本当にB列にあることが前提です）。
=VLOOKUP(A2,'マスタ'!B:D,3,FALSE)
（Bを1列目として数えるため、Dは3列目）
対処2：マスタの列構成を見直し、キー列を左端に寄せる
VLOOKUP中心で運用するなら、マスタの最左列にキーを置くのがもっとも堅実です。
対処3：VLOOKUP以外の方法を検討する
キー列がどうしても左端に置けない、列構成が頻繁に変わる、といった場合は、別の関数設計の方が事故が減ることがあります。ここでは詳細な式展開は避けますが、「VLOOKUPの制約を無理にねじ伏せない」判断も重要です。
まずは対処1（範囲を取り直す）で解決することが多いので、最初に試す価値があります。
大量データで重いときの代替は
「VLOOKUPが重い」と感じる原因は、関数そのものよりも“構成”にあることが多いです。特に次が重さの原因になりやすいです。
行数が多いのに、全行にVLOOKUPが入っている（空行でも計算する）
参照範囲が列全体参照で、しかも複数列に大量に入っている
別ファイル参照でIMPORTRANGEが大量に走っている
参照シートが複数あり、INDIRECTなどで参照が複雑化している
重さを軽くする優先順位
入力がある行だけ計算する（IFでガードする）
参照範囲を必要最小限にする（ただし不足事故に注意）
IMPORTRANGEは1か所に集約し、参照は同一ファイル内で完結させる
マスタを整理し、キーや列構成を安定させる
それでも厳しい場合は、設計の変更（集計テーブルの作成、参照方法の見直し）を検討する
「代替関数」を探す前に、まず1〜3で体感が変わることが多いです。特にIFでガードするだけでも、空行が多いシートでは効果が出やすいです。
完全一致と近似一致はどちらを使うべきか
迷ったら、ほとんどのケースで完全一致（FALSE）です。理由は、マスタ参照の多くが「コードやIDで一意に一致させたい」用途だからです。
完全一致（FALSE）が向いている例
商品コード → 商品名、単価
社員番号 → 部署、役職
顧客ID → 顧客名、住所
取引先コード → 取引先名、締日
近似一致（TRUE）が向いている例（用途限定）
点数に応じて評価を返す（例：80点以上=A、70点以上=B）
金額に応じて割引率を返す
体重・身長など数値の範囲でカテゴリを返す
近似一致は「表がソートされていること」など前提条件が絡み、設定ミスやデータ崩れで誤判定しやすいです。したがって、マスタ参照の用途では“完全一致を原則”にし、近似一致は明確な理由がある場合に限定すると安全です。
別シート参照のVLOOKUPで最も大切なのは、最初に「同一ファイル内の別シート」か「別ファイル（別スプレッドシート）」かを切り分けることです。同一ファイル内なら、参照範囲は シート名!範囲 の形で指定し、シート名にスペースや記号がある場合はシングルクォートで囲むのが安全です。
うまくいかないときは、#N/Aなら「一致していない（型・空白・左端列・完全一致）」、#REF!なら「参照が壊れている（列番号・シート名・範囲）」と考えると切り分けが速くなります。
さらに、列追加で列番号がずれる事故や、別ファイル参照の権限・負荷を見越した設計にしておくと、長期運用でも安定します。必要に応じて、IFで計算を抑える、取り込みを集約する、マスタの列構成ルールを決める、といった対策を組み合わせてください。