「早退したいけれど、理由は何と言えばいいのだろう」「私用だと印象が悪い？」「上司にどう切り出せば角が立たない？」――そんな迷いは、多くの人が一度は経験します。
実は、早退の可否や印象を左右するのは“理由の上手さ”よりも、上司が判断できる情報をそろえられるかどうかです。退社時刻の伝え方、引継ぎの残し方、連絡範囲の決め方が整っていれば、説明は短くてもスムーズに通ります。
本記事では、体調不良・通院・家庭都合・私用などケース別の早退理由を、口頭・チャット・メールで使える例文テンプレに落とし込みました。さらに、早退前後の段取りチェックリストと、欠勤扱いや給料控除が気になる人のための勤怠ルールの基本まで、まとめて解説します。
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早退理由で押さえるべき基本は相手が判断できる情報
「早退したい」と思った瞬間に多くの人が悩むのは、「理由として何が正しいのか」「どう言えば角が立たないのか」という点です。しかし実際には、早退理由の“内容”そのものよりも、上司やチームが業務を止めずに判断できる情報が揃っているかどうかで、通りやすさと印象が大きく変わります。
早退は、体調不良や家庭都合のように正当性が高い事情だけでなく、私用のように詳細を言いたくない事情でも起こり得ます。どのケースでも共通して必要なのは、次の3点です。
早退したい理由（短く、必要最小限）
退社したい時刻（いつから不在か）
影響を最小化する手当て（引継ぎ・連絡・代替案・緊急時の連絡可否）
この3点が揃うと、上司は「許可しても業務が回るか」を即判断できます。逆に、理由だけを長く説明しても、上司の判断材料が増えないと「結局、仕事はどうなるの？」となり、余計なやり取りが増えます。早退理由をうまく言うより、「相手の判断を助ける」ことを最優先にしてください。
早退理由は長く説明しない方がよい場面
早退理由を丁寧に説明しようとして、かえって状況を悪くする典型例があります。たとえば以下のようなケースです。
症状や事情を細部まで話してしまい、聞く側が対応に困る
体調不良の詳細、家庭事情の込み入った話などは、聞かれた側もどう返すべきか迷います。結果として会話が伸び、許可判断が遅れます。話が長くなり、矛盾や言い違いが生まれる
理由を盛るつもりがなくても、言葉が増えるほど、聞く側に「本当かな？」という余地が生まれます。自分の中で“正当化”をしすぎてしまう
早退は悪いことではありません。必要なときに適切に申請し、チームに迷惑をかけない工夫をすれば問題ありません。過度な正当化は逆効果になりがちです。
短く伝えるコツは、「理由は名詞＋一言」で止めることです。
体調不良のため
通院のため
家庭の事情のため
私用のため
そして、その後に判断材料を添えます。
「〇時で早退させていただけますでしょうか」
「本日中の〇〇は完了済みで、残りはAさんに共有します」
「緊急の連絡は携帯で対応可能です（または本日は難しいです）」
短い理由と具体的な手当てをセットにすると、上司は“許可の理由”を納得しやすくなり、あなたも余計な説明をしなくて済みます。
相談ベースで伝えると通りやすい理由
早退連絡で印象を大きく左右するのが、「言い方の型」です。ポイントは、断定ではなく相談ベースで、許可を求める形にすることです。たとえば次の違いを比べてみてください。
断定：
「今日は早退します」
→ 上司の判断の余地がなく、命令のように聞こえやすい相談：
「申し訳ございません。本日〇〇のため、〇時で早退させていただいてもよろしいでしょうか」
→ 上司が許可を出す“立場”を保てるため、角が立ちにくい
さらに通りやすくするには、相談の中に“相手の懸念を先回りして潰す情報”を入れます。
「締切の〇〇は完了しています」
「未完了の△△はAさんに共有し、引き継ぎます」
「外出先でも、緊急は電話で折り返せます」
「本日の会議は欠席となりますが、資料を先に共有します」
早退を申し出る側が、業務の穴を最小限にする工夫を具体的に言語化すると、「仕方ない」「助かる」という反応が得られやすくなります。
言えない理由は私用でよいかの考え方
「私用で早退したいが、詳しい理由は言いたくない」という場面は珍しくありません。結論から言うと、私用という表現自体は不自然ではありません。ただし、職場の文化や繁忙状況によって通りやすさが変わるため、私用の場合は“理由の代わりに判断材料を厚くする”のが基本戦略です。
私用で通しやすくする具体策は、次の3つです。
時間を明確にする
「本日〇時で早退のご相談です」と言い切ると、調整がしやすくなります。「少し早めに…」は判断しづらく、引き止められやすくなります。仕事の区切りを示す
「今日中の〇〇は完了」「△△はここまで進めて共有済み」など、業務の状態を一言で示します。引継ぎ先と連絡可否を提示する
「Aさんに引継ぎます」「緊急は携帯で対応できます」だけで、上司の不安は大きく減ります。
また、「私用」と言うのが心理的に抵抗がある場合は、言い換えも有効です。
「所用のため」
「外せない用事があり」
「家庭の都合で（家庭内の詳細は言わない）」
大切なのは、理由を作り込むことではなく、業務を止めないための情報と姿勢を示すことです。
早退理由のよくある例と使い分け
早退理由は大きく分けると「体調」「通院・手続き」「家庭」「私用」に整理できます。どの理由でも、基本の型は共通です。
早退理由（短く）
退社時刻（明確に）
仕事への手当て（引継ぎ・代替案）
お詫びと相談（許可を求める）
ここではケース別に、使いやすい言い方と注意点を詳しくまとめます。
体調不良で早退する理由の伝え方
体調不良は、最も一般的で受け入れられやすい理由です。ただし、伝え方を誤ると「本当に大丈夫？」「病院に行くべき？」「明日は来られるの？」とやり取りが増え、かえって帰りづらくなることがあります。ポイントは“必要最小限”と“業務影響の整理”です。
口頭の例文
「申し訳ございません。体調が優れないため、本日〇時で早退させていただいてもよろしいでしょうか」
「頭痛が続いており集中が難しいため、ミスを防ぐ観点から早退をご相談したいです」
チャットの例文
「お疲れさまです。体調が優れず、〇時で早退のご相談です。締切の〇〇は完了しており、残件の△△はAさんに共有しました。緊急は携帯にご連絡ください。」
メールの例文
件名：早退のお願い
本文：
「お疲れさまです。体調不良のため、本日〇時で早退させていただきたくご相談申し上げます。
本日中対応予定の〇〇は完了しており、継続対応が必要な△△はAさんに状況共有いたしました。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。」
体調不良の注意点
症状の説明を長くしすぎない（相手が対応に困る）
「頑張ればできます」は言わない（引き止められやすい）
可能なら「悪化防止」「ミス防止」を添える（合理性が伝わる）
通院や手続きで早退する理由の伝え方
通院や役所・銀行などの手続きは、「時間制約」がある点を一言添えると理解されやすくなります。特に予約や受付時間が絡む場合は、理由の正当性が上がり、上司も判断しやすくなります。
口頭の例文
「本日、通院のため〇時で早退させていただいてもよろしいでしょうか。予約が入っております」
「役所の手続きがあり、受付時間の都合で〇時に退社したいです」
チャットの例文
「お疲れさまです。本日、通院のため〇時で早退のご相談です。〇〇は△△まで対応し、残りはAさんに共有します。緊急は携帯で対応可能です。」
手続き系で通しやすくする工夫
「受付時間が決まっている」「予約がある」を添える
退社時刻を明確にし、調整を前提に置く
例：「〇時までに退社できると助かります。難しければ代替案をご相談させてください」
家庭の事情で早退する理由の伝え方
家庭都合は、急な発生が多いのが特徴です。子どもの発熱、学校・園からの呼び出し、家族の急用など、緊急度が高い場合ほど「急で申し訳ない」と「具体的な退社時刻」をセットで伝えるとスムーズです。
口頭の例文
「子どもの体調不良で迎えが必要になり、〇時で早退のご相談です」
「家族の対応が必要になり、本日は〇時に退社させていただけますでしょうか」
家庭都合の注意点
詳細を説明しすぎない（プライバシーの問題にもなる）
ただし緊急度は一言で伝える
例：「園から連絡があり、できるだけ早く迎えが必要です」周囲の負担を減らす“ひと押し”を添える
例：「至急対応が必要な案件は先に片づけます」「会議資料は先に共有します」
私用で早退する理由の伝え方と一言の工夫
私用は汎用性が高い一方で、「理由が曖昧」と受け取られる可能性があります。私用の場合は、理由の説明を増やすのではなく、業務面の情報を増やすのが最適解です。
口頭の例文
「本日、私用のため〇時で早退のご相談です。〇〇は完了しており、△△はAさんに引き継ぎます」
「外せない用事があり、〇時に退社したいです。ご迷惑をおかけしますが、調整させてください」
“私用”を通しやすくする一言
「本日中の対応範囲」を明確にする
例：「顧客への返信は〇時までに完了します」「戻り時間や翌日の回収」を示す
例：「明日午前に遅れ分を回収します」「緊急時の連絡」を決める
例：「緊急は携帯へ。状況によって折り返します」
表1：早退理由の言い方テンプレ（体調不良/通院/家庭/私用）×（口頭/チャット/メール）
| 理由 | 口頭 | チャット | メール |
|---|---|---|---|
| 体調不良 | 「体調が優れないため〇時で早退のご相談です」 | 「体調不良のため〇時で早退のご相談。残件はAさんへ共有済み」 | 「体調不良のため〇時で早退のお願い。業務状況と引継ぎ先を記載」 |
| 通院・手続き | 「通院（手続き）のため〇時に退社したいです」 | 「受付時間の都合で〇時退社希望。影響範囲は共有します」 | 「予約・受付時間の制約と、対応可能範囲を記載」 |
| 家庭の事情 | 「迎えが必要で〇時に退社のご相談です」 | 「家庭都合で〇時退社。緊急連絡は可能/不可」 | 「急用のため早退。引継ぎと翌日対応方針を記載」 |
| 私用 | 「私用で〇時退社のご相談。引継ぎはAさんへ」 | 「私用で〇時退社相談。今日中の対応は完了予定」 | 「私用のため早退。業務の手当てを中心に記載」 |
早退理由を伝えるタイミングと段取りチェックリスト
早退の通りやすさは、「理由」よりも「タイミング」と「段取り」で決まります。忙しいときほど、周囲は“調整の余白”を欲しています。つまり、早めに相談し、必要な情報をセットで出せる人ほど、早退がスムーズになります。
言うタイミングは早めが基本
タイミングの基本は「早いほど良い」です。目安としては次のとおりです。
体調不良：限界を感じた時点で早めに相談
我慢してギリギリまで粘ると、引継ぎもできず、帰る直前に慌てることになります。通院・私用：分かった時点で事前相談が理想
当日しか無理な事情でも、退社時刻の目安が立った瞬間に伝えた方が調整が進みます。家庭都合：急でも、まず上司へ最優先で連絡
チームへの共有は上司の許可後で構いません。先に上司へ相談し、指示を仰ぐのが安全です。
上司に伝える前に、最低限これだけは決めておくと会話が短くなります。
退社したい時刻（仮でもよい）
今日中に絶対必要なタスク
引継ぎ候補（誰に渡すか）
早退前の引継ぎテンプレと連絡範囲
引継ぎは「丁寧さ」より「止まらない情報」を優先します。完璧な引継ぎを目指すと帰れなくなるため、次のテンプレを使って短時間でまとめるのがおすすめです。
引継ぎテンプレ（コピペ用）
進行中：案件名／タスク名
現状：どこまで完了、未完了は何か次の一手：何を、いつまでに、誰がやるか
連絡先：相手先担当、メールスレッド、資料の場所
注意点：相手が困りそうな点（要確認事項、締切、リスク）
代行者：引継ぎ先の名前、共有した場所（チャット/メール/口頭）
連絡範囲の考え方
上司：必須（最初に相談）
チーム：影響が出る範囲に限定（全体への一斉共有は不要なことも多い）
取引先・顧客：基本は上司と相談してから
勝手に「早退するので返信遅れます」と送ると、職場によっては問題になる場合があります。
早退後と翌日のフォローで信頼を守る
早退で最も大切なのは、帰る瞬間よりも「翌日の戻り方」です。どんなに正当な理由でも、フォローがないと周囲は「結局、負担が増えた」と感じてしまいます。逆に、フォローが丁寧だと「仕方ない」「次も大丈夫」となります。
早退直後にやっておくと良いこと
不在中の連絡先を明確にする（緊急のみ対応、など）
引継ぎ先に「困ったらここを見てください」を残す（資料URL、スレッド、メモ）
翌日の基本動作
最初に一言：
「昨日は急な早退でご迷惑をおかけしました。対応ありがとうございます」状況確認：
「不在中の連絡を確認します。止まっている点があれば優先して回収します」回収宣言：
「遅れ分は本日中にここまで回収します」
一言の謝意と、回収の見通しを示すだけで、周囲のストレスは大きく下がります。
チェックリスト：早退前に最低限やること
上司に相談（理由は短く、退社時刻を提示）
今日中必須のタスクを整理（締切、会議、顧客対応）
引継ぎテンプレで共有（進捗、次の一手、資料場所）
引継ぎ先を明確化（名前を出す）
連絡範囲を決める（チーム、必要なら取引先は上司と相談）
勤怠申請区分を確認（早退、時間休、半休など）
PC・社用携帯・鍵などの扱いを確認（持ち帰り可否）
緊急連絡の可否を伝える（連絡手段と対応可能時間）
早退理由と勤怠や給料の関係を最低限理解する
早退をためらう理由として多いのが、「欠勤扱いになるのでは」「給料が大きく引かれるのでは」という不安です。ここは会社の就業規則や運用によって違いが出ますが、最低限の原則を押さえておくと、必要以上に怖がらずに行動できます。
欠勤控除は働かなかった時間分が基本
一般的な考え方として、給与は「働いた分」支払われるものです。そのため、早退した時間については、働いていない時間分が差し引かれる形（欠勤控除）になることがあります。
ただし、ここで重要なのは「どの単位で控除されるか」です。会社によっては次のように違いがあります。
分単位・時間単位で控除
一定時間未満は控除なし
早退は欠勤控除ではなく、時間休・半休で処理する運用がある
自分の会社がどの方式かは、就業規則、勤怠ルール、人事の案内、過去の給与明細（控除の項目）を見ると把握しやすいです。不明な場合は、上司よりも人事・労務に確認した方が早いことが多いです。
欠勤扱いになるかは就業規則次第
「早退＝欠勤」ではありません。多くの会社では、欠勤・遅刻・早退を別の区分として管理しています。ただし、どの区分にするか、早退を何分から扱うかなどは、会社の就業規則や勤怠ルールによって定められます。
ここでやるべきことはシンプルです。
就業規則の「勤怠」「遅刻・早退」「欠勤」関連を確認
勤怠システムの申請画面で、早退の申請区分を確認
分からなければ人事・労務へ「早退はどの申請で処理しますか」と聞く
「どうせ欠勤になる」と決めつけるより、運用を確認した方が、結果的に損を防げます。
遅刻早退をまとめて欠勤にする運用の注意点
職場によっては、「遅刻・早退が一定回数で欠勤1回扱い」などの運用を耳にすることがあります。ただ、この種の運用は、実態として“働かなかった時間”を超える不利益になっていないかが論点になる場合があります。
実際に自分が困っているときにできる行動は、まず事実確認です。
給与明細で、控除が何時間分になっているか
勤怠記録上、欠勤扱いに変換されていないか
就業規則に明記があるか
そのうえで、疑問があれば感情的に抗議するのではなく、「運用の確認」として人事・労務に照会するのが現実的です。質問の形は次のようにすると角が立ちにくくなります。
「早退の控除はどの単位で計算されていますか」
「遅刻・早退が欠勤扱いに変換されるルールは就業規則のどこにありますか」
有休を早退に充てられるか（半日・時間単位の前提）
早退した時間を有休で埋められるかは、会社の制度設計によって変わります。代表的なパターンは次の3つです。
早退時間は欠勤控除（有休では補えない）
半休（午後休など）で処理できる
時間単位の有休（時間休）が使える
このうち、時間単位の有休は会社に制度がないと使えません。制度がある会社でも、申請の締切、取得単位、対象者など細かいルールがあるため、就業規則や社内FAQの確認が必要です。
もし制度が使えるなら、早退を「欠勤控除」ではなく「時間休」で処理できる可能性があり、金銭面の不安が軽くなります。まずは自社の申請区分に「時間休」「時間単位年休」があるかを見てみてください。
早退理由で困る場面別の対処法
早退は毎回同じ条件で起きるわけではありません。会議がある日、繁忙期、リモート勤務、シフト制など、状況によって“通し方”の最適解が変わります。ここでは、よくある困りどころ別に対処法をまとめます。
繁忙日や会議がある日の早退理由の通し方
繁忙日や会議がある日は、理由よりも「代替案」が鍵です。上司が不安に思うのは「会議が成立しない」「顧客対応が止まる」「締切が落ちる」の3つです。これを先回りして提示すると、許可が出やすくなります。
会議がある日の代替案の出し方
会議資料を先に共有する
「欠席となりますが、資料は事前共有します」代理出席を提案する
「Aさんに代理出席をお願いできますでしょうか。要点は共有します」議事録確認と回収を宣言する
「議事録は明日確認し、必要な対応は午前中に回収します」
言い方例
「申し訳ございません。本日〇〇のため〇時で早退のご相談です。会議は欠席となりますが、資料を先に共有し、議事録は明日確認して対応します。至急の判断が必要な点があれば事前に伺います。」
繁忙日は“お願いの精度”が結果を左右します。理由を増やすのではなく、代替案の具体度を上げてください。
リモート勤務の早退理由と連絡の書き方
リモート勤務は姿が見えないため、「いつから対応できないのか」「連絡は取れるのか」が特に重要になります。チャットでの連絡は、短く・明確に・必要情報を漏らさないことが大切です。
チャットの推奨フォーマット
早退理由（短く）
退勤時刻
進捗と引継ぎ先
緊急連絡の可否
例文
「お疲れさまです。体調不良のため、15時で早退のご相談です。本日対応分の〇〇は完了、△△はAさんへ共有済みです。緊急は携帯へご連絡ください（返信は状況により遅れます）。」
リモートでは「いつでも返せる」と言ってしまうと、休めずに悪化することがあります。対応できる範囲を正直に示す方が、結果的にトラブルを避けられます。
シフト制で早退理由を伝えるときの注意
シフト制（接客・店舗・現場）は、オフィスワーク以上に“穴が空く影響”が分かりやすい職場です。そのため、理由よりも「代替の見通し」と「業務の区切り」をセットで伝えると、受け入れられやすくなります。
伝えるべき情報
何時まで勤務できるか（残り時間）
ピーク時間帯への影響（今混んでいる、これから混む等）
引継ぎが必要な作業（レジ、予約、引き渡し、在庫）
代替案（誰に声をかける、何の業務を優先して残す等）
例文
「申し訳ありません。体調が悪く、〇時までで早退のご相談です。レジ締めは△△まで完了し、予約分はAさんに引き継ぎます。ピーク前なので、可能ならBさんにヘルプをお願いできますでしょうか。」
シフト制は“調整の会話”が前提です。早退の申し出と同時に、最低限の代替案を出す姿勢が信頼につながります。
早退理由のよくある質問
理由はどこまで詳しく言うべきですか
基本は「必要最小限」で問題ありません。理由を詳しく話すことよりも、上司が判断できる情報（退社時刻、業務影響、引継ぎ、緊急連絡の可否）を揃える方が重要です。体調や家庭事情などデリケートな内容は、相手から深掘りされない程度に短くまとめた方がスムーズです。
迷ったときは、次の一文で十分です。
「〇〇のため、〇時で早退のご相談です。引継ぎはAさんに共有します」
私用と言ったら怒られそうです
怒られそうだと感じるときは、「私用」という言葉の問題というより、上司が業務面の不安を抱えていることが多いです。そこで、理由の代わりに判断材料を増やします。
「本日中の対応はここまで完了します」
「残件は誰に、どこで共有したか」
「緊急連絡の可否」
また、「私用」が引っかかるなら「所用」「外せない用事」と言い換えつつ、業務の手当てを厚くするのも有効です。
早退すると評価に響きますか
単発の早退そのものよりも、周囲の負担を増やす行動が積み重なる方が評価に影響しやすい傾向があります。たとえば次のような行動は不利になりやすいです。
直前報告で調整の余地がない
引継ぎがなく、周囲が状況を把握できない
翌日にフォローがなく、遅れを回収しない
反対に、早めの相談、最低限の引継ぎ、翌日の回収ができていれば、必要な早退が直ちに大きなマイナスになるケースは多くありません。日頃の信頼残高を守る意味でも、「段取り」と「戻り方」を丁寧にしてください。
診断書や証明は必要ですか
必要かどうかは会社の運用次第です。早退一回ごとに診断書が必要な職場は多くありませんが、欠勤が続く場合、長期療養に入る場合、頻度が高い場合には求められることがあります。
迷ったときは、先回りして次の一言を添えると角が立ちにくくなります。
「必要書類があれば手配いたします」
「状況が長引くようなら、受診して報告いたします」
表2：NGになりやすい言い方と言い換え例
| NG表現 | なぜNGになりやすいか | 言い換え例 |
|---|---|---|
| 「早退します」 | 相談ではなく断定に聞こえる | 「早退のご相談をさせてください」 |
| 「ちょっと用事が…」 | 曖昧で調整しづらい | 「私用で〇時退社のご相談です」 |
| 「大丈夫ですけど帰ります」 | 矛盾して見える | 「悪化防止のため〇時で早退したいです」 |
| 「引継ぎはあとで」 | 周囲が困る | 「残件はAさんに共有します」 |
まとめ
早退理由に迷ったときは、「何と言うか」よりも「相手が判断できる情報を揃えるか」が最優先です。短い理由に、退社時刻、業務への手当て、引継ぎ、緊急連絡の可否をセットにするだけで、通りやすさと印象は大きく改善します。
理由は短く、最後は相談ベースで許可を求める
退社時刻を明確にし、業務影響を最小化する手当てを添える
早退前は引継ぎテンプレで「止まらない情報」を残す
翌日は謝意と回収の見通しを伝え、信頼を守る
勤怠や給料の扱いは会社の就業規則・運用で変わるため、申請区分とルールを確認する
早退は、必要なときに適切に行えば問題ありません。迷いがあるほど、理由を作り込むより段取りを整える方が、あなた自身も周囲も楽になります。次に早退が必要になったときは、この記事のテンプレとチェックリストをそのまま使って、最小の摩擦で乗り切ってください。