受信トレイがメールで埋まり、「あとで確認しよう」と思った重要メールが流れてしまった――そんな経験はありませんか。Gmailはフォルダではなく「ラベル」で整理する仕組みのため、やり方を間違えると、ラベルを付けたのに受信トレイが散らかったままになったり、逆にメールが消えたように見えて不安になったりしがちです。
本記事では、Gmailの「ラベル」と「フィルタ」を組み合わせて、特定の差出人・件名・宛先のメールを自動で振り分ける方法を、初心者でも迷わない手順で解説いたします。さらに、受信トレイに「残す／アーカイブする」の判断基準、誤振り分けを防ぐテンプレ、設定後の検証ステップ、失敗しても戻せるバックアップまで網羅します。
「見逃しをなくして、受信トレイをスッキリさせたい」「スマホ中心でも困らない整理の仕組みを作りたい」という方は、ここから順番に設定するだけで、安心して運用できる状態を作れます。
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Gmailのラベル振り分けでできることとできないこと
Gmailはラベルとフィルタでメールを自動振り分けできます。差出人・件名など条件でフィルタを作成し、ラベル付与と受信トレイに残す/アーカイブを選択します。テンプレ＋検証＋バックアップで事故なく運用でき、見逃しも防げます。
Gmailはフォルダではなくラベルで整理する仕組み
Gmailの整理は、一般的なメールソフトの「フォルダ分け」と似ていますが、中心にあるのは「ラベル」です。ラベルはメールに付ける“タグ”のようなもので、後から一覧で辿れる分類軸になります。
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「請求」「社内」「取引先A」「通知」など、用途で分類できる
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ラベルで絞り込むと、関連メールだけがまとまって表示される
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同じメールに複数のラベルを付けて、複数の切り口で整理できる
フォルダと違って、メールを1か所にしか置けない制約がないため、「相手（取引先）×用途（請求）」のように、現実の仕事の整理に近い分類ができます。
1通のメールに複数ラベルを付けられるメリット
「1通に複数ラベル」が役立つのは、次のようなケースです。
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取引先Aから届いた「請求書」
→「取引先A」ラベルと「請求」ラベルを両方付けられる -
社内の「障害連絡」
→「社内」＋「重要」＋「要対応」など、状態管理にも使える -
後で読むニュースレター
→「通知」＋「後で読む」で、探す手間をゼロに近づけられる
ラベル設計がうまくいくと、受信トレイを見なくても「今やるべきこと」がラベル単位で見えるようになります。
スマホアプリでできる範囲とPCが必要な範囲
ここは誤解が多いポイントなので、最初に線引きします。
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Android版Gmailアプリ：メールにラベルを付ける／別ラベルに移動することはできます
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ただし、ラベルの作成・編集・削除は、PC版GmailまたはiPhone/iPad版Gmailアプリが必要です
また、「自動で振り分ける」ためのフィルタ作成は、基本的にPC版Gmailで行うのが確実です（設定画面の項目が揃っており、バックアップまで一気通貫で扱えるためです）。
結論として、次の役割分担が最も安定します。
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PC：ラベル設計、フィルタ作成、バックアップ（書き出し/読み込み）
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スマホ：日々の確認、手動でのラベル付け、通知の最適化
Gmailでラベル振り分けを自動化するフィルタ設定手順
この章では、初心者でも迷わないように「作る順番」と「失敗しない判断」をセットで説明します。コツは、いきなり複雑にせず、小さく作ってテストし、問題がなければ広げることです。
先にラベルを作る手順
まずは、振り分け先（ゴール）になるラベルを作ります。ラベルは増やしすぎると破綻するので、最初は用途ラベルを少数に絞るのが無難です。
おすすめの最小構成（例）
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仕事
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請求
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通知
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要対応
ラベル作成（PC版Gmail）
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PCでGmailを開く
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左側メニューの「ラベル」付近から「新しいラベルを作成」を選ぶ
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ラベル名を入力し「作成」
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必要なら階層化（例：仕事 の下に 取引先、社内 など）
ここで重要なのは、ラベル名を“意味がぶれない名詞”にすることです。「あとで」「重要かも」など曖昧な名前は、運用で迷いが増えます。
フィルタを作成してラベルを自動付与する手順
次に、特定条件のメールに自動でラベルを付ける「フィルタ」を作ります。Google公式ヘルプでは、設定→「フィルタとブロック中のアドレス」から作成する手順が案内されています。
フィルタ作成（PC）
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PCでGmailを開く
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右上の設定アイコン →「すべての設定を表示」
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「フィルタとブロック中のアドレス」
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「新しいフィルタを作成」
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条件（差出人、件名など）を入力し「フィルタを作成」
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実行内容で「ラベルを付ける」を選び、ラベルを指定
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必要なら「一致するスレッドにもフィルタを適用する」を選ぶ
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「フィルタを作成」で確定
最初の条件は「差出人（From）」が最も失敗しにくいです。件名や本文キーワードは表記揺れが起きやすいので、慣れてから追加すると安心です。
受信トレイに残すかどうかを決めるポイント
自動振り分けで混乱が起きやすいのは、フィルタの「受信トレイをスキップ（アーカイブ）」です。これは削除ではありません。受信トレイ表示から外し、アーカイブ側（または「すべてのメール」）に置く動きになります。
迷う場合は、次の判断軸で決めるとブレません。
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今すぐ対応が必要：受信トレイに残す（スキップしない）
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後で確認すればよい：アーカイブしてラベルで読む（スキップする）
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見逃したくないが量が多い：受信トレイには残さず、通知だけ最適化（重要ラベルのみ通知ON）
おすすめ設定を表にします。
| 目的 | 推奨設定 | メリット | 注意点 | おすすめ対象 |
|---|---|---|---|---|
| 重要で即対応（取引先・上司・顧客） | ラベル付与＋受信トレイに残す | 見逃しにくい | 受信トレイは増える | 重要メールが少ない人 |
| 後で読めばよい（ニュースレター・定型通知） | ラベル付与＋受信トレイをスキップ（アーカイブ） | 受信トレイが軽くなる | 「消えた」と感じやすいのでラベル閲覧に慣れが必要 | 通知が多い人 |
| 量が多いが重要度は中（社内MLなど） | ラベル付与＋必要ならミュートも検討 | 受信トレイのノイズ減 | ミュートは返信が受信トレイに出にくい | 会話が伸びるML |
「消えた」事故を避けるには、最初は通知系だけスキップに限定し、重要な相手は受信トレイに残す運用がおすすめです。
既存メールにも同じ振り分けを適用する方法
「過去メールも整理したい」というニーズは非常に多いです。フィルタ作成時に、既存スレッドへ適用する選択肢を使うと、条件に一致するメールにまとめてラベルを付けられます（画面表示は環境で多少異なります）。
ただし、いきなり大量適用すると混乱するため、次の順で進めると安全です。
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まず条件を狭く（特定の差出人1つなど）
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直近の数件で意図通りに動くか確認
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問題なければ「既存へ適用」してまとめて整理
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条件を少しずつ広げる（ドメイン指定など）
Gmailのラベル振り分け条件テンプレ集
ここでは、実際に使えるテンプレを「目的別」にまとめます。最初はこの中から選んで、コピーする感覚で作ると迷いません。
差出人で振り分けるテンプレ
差出人（From）は安定しやすく、再現性が高いテンプレです。
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取引先ドメインでまとめる
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条件：From に「@a-company.co.jp」
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適用：取引先Aの担当が複数でもひとまとめになる
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注意：別ドメイン（関連会社）から来る場合は漏れる
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SaaS通知をまとめる
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条件：From に「no-reply@サービスドメイン」または「notification@〜」
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適用：ログイン通知、請求通知、障害通知などが集約される
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注意：重要通知までアーカイブすると気づきにくい。重要ラベルは通知ONと併用する
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社内だけまとめる
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条件：From に「@自社ドメイン」
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適用：社内連絡の散らばりを抑えられる
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注意：外部からの転送や別ドメイン運用がある場合は例外が出る
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最初の成功体験を作るなら、「取引先A」か「通知（no-reply系）」が最もおすすめです。
件名やキーワードで振り分けるテンプレ
件名で拾えるメールは、業務で非常に多いです。
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請求・領収書系
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条件：件名に「請求」「領収書」「お支払い」「Invoice」など
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適用：会計処理が探しやすくなる
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注意：「督促」など別カテゴリが混ざるなら除外条件を追加する
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予約・申込完了系
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条件：件名に「予約確認」「申込完了」「ご注文確認」など
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適用：旅行・サブスク・購入履歴の整理が楽
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注意：ブランドによって表記が変わるので、まずは主要サービスから
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プロジェクト名・案件名
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条件：件名に「PJ-123」「案件A」など
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適用：案件の往復メールが追いやすい
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注意：人が付ける件名は揺れる。完全一致より「含む」指定で始める
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宛先Toやメーリングリストで振り分けるテンプレ
To（宛先）で分けると、「誰宛のメールか」が軸になります。
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メーリングリスト宛
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条件：To に「ml@〜」
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適用：会話が多いMLでもラベルで一括管理できる
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注意：Cc配信になるケースがあるので、漏れるならCc対策が必要
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部署アドレス宛
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条件：To に「team@〜」
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適用：自分宛と部署宛が混ざらなくなる
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注意：転送運用だとToが変わることがある
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別名アドレス（エイリアス）宛
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条件：To に「alias@〜」
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適用：用途別アドレス運用（問い合わせ用など）に強い
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注意：サービス側の送信仕様でToが隠れる場合もある
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除外条件を使って誤振り分けを防ぐテンプレ
自動化が進むほど「一部だけ例外にしたい」が必ず出ます。除外条件は、事故を防ぐ要です。
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ドメインでまとめたいが、重要人物だけは別扱い
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条件：From「@a-company.co.jp」
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除外：From「important-person@a-company.co.jp」
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狙い：重要人物は受信トレイに残し、それ以外はラベルへ
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請求系だが督促は別にしたい
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条件：件名に「請求」
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除外：件名に「督促」
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狙い：心理的負担の大きいメールは別ラベルへ隔離できる
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ニュースレターはまとめたいが、パスワード再設定は除外したい
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条件：From「no-reply@サービス」
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除外：件名に「パスワード」「セキュリティ」
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狙い：重要セキュリティ通知を見逃さない
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除外は最初から完璧に作るより、「誤爆したら追加」の順が現実的です。
Gmailのラベル運用を長続きさせる整理ルール
自動振り分けは作って終わりではありません。運用ルールがないと、ラベルが増えて逆に探しにくくなります。ここでは、破綻しないための設計原則を紹介します。
ラベル名の付け方と階層の作り方
おすすめは「用途→相手→状態」のどれか1つを主軸にすることです。混ぜると迷いが増えます。
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用途主軸（初心者向け）
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仕事、請求、通知、学習、家族
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迷いにくい。まずはこれで十分
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相手主軸（取引先が多い人向け）
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取引先A、取引先B、顧客、社内
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相手別に探す場面が多い人に向く
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状態主軸（タスク管理したい人向け）
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要対応、対応中、完了、保留
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「受信トレイをタスクにしない」運用ができる
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階層は、2階層までを目安にすると管理が楽です。
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仕事
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取引先
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社内
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請求
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深く掘りすぎると、スマホで辿りにくくなります。
受信トレイのカテゴリとラベルの使い分け
Gmailには「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」などカテゴリ機能があります。カテゴリは自動判定で便利ですが、仕事の整理は「自分のルール」で固定した方が再現性が上がります。
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カテゴリ：自動で大まかに分かれば十分なもの（メルマガなど）
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ラベル：見逃したくないもの、必ずまとまってほしいもの（請求、顧客、社内重要）
「カテゴリに任せる＝自動判定の揺れを許容する」ことになります。重要領域はラベルで固める方が安心です。
仕事とプライベートを混ぜない最小ルール
混在がつらい場合、次の“最小ルール”だけで劇的に改善します。
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「仕事」「プライベート」の大ラベルを作る
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通知系は「通知」へ集約し、基本は受信トレイをスキップ
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重要相手のメールは受信トレイに残す（スキップしない）
この設計は、受信トレイを空にすることが目的ではなく、「見るべきものだけが見える」状態を作るためのものです。
Gmailのラベル振り分けがうまくいかないときの対処法
ここが読者満足度を左右する重要章です。設定は誰でもミスります。大切なのは「戻れる」ことです。
受信トレイから消えた場合の確認ポイント
まず確認すべきは2点です。
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フィルタで「受信トレイをスキップ（アーカイブ）」が有効になっていないか
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そのメールが、付与したラベルや「すべてのメール」に存在していないか
アーカイブは削除ではなく、受信トレイ表示から外れるだけです。
復旧の考え方はシンプルです。
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付与ラベルを開く（例：通知、請求）
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見つからない場合は「すべてのメール」を検索する
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フィルタが原因なら、編集して「スキップ」を外す（重要メールだけ残す）
「消えた」と感じる最大の理由は、受信トレイ＝唯一の入口だと思っていることです。ラベル運用に切り替えると、入口が複数になります。
期待したメールにラベルが付かない場合の確認ポイント
ラベルが付かない原因は、ほぼ次のどれかです。
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差出人のドメインが想定と違う（別ドメイン、代理送信など）
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件名キーワードが表記揺れしている
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ToではなくCcで届いている
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似たフィルタが既にあり、別の処理が適用されている
対策として、メールを開いて「差出人」「宛先」「件名」をそのまま条件に写し、まずは狭い条件で再現するのが近道です。再現できたら、少しずつ広げます。
フィルタを編集・解除・バックアップする方法
フィルタは後から編集・削除できます。変更前にバックアップしておくと、心理的な不安が大きく減ります。
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編集/削除の場所：設定 → すべての設定を表示 → フィルタとブロック中のアドレス
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バックアップ（インポート/エクスポート）：同画面からフィルタを読み込み/書き出し可能
おすすめの運用は次の通りです。
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現状のフィルタをエクスポート（保険）
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変更を加える
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意図通りかテスト（次節）
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うまくいかなければ、インポートで戻す
「戻せる」状態が作れると、フィルタ改善が一気に進みます。
変更後に必ずやる検証ステップ
仕組みを作ったら、最後に検証してください。これをやるだけで失敗率が大幅に下がります。
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テストメールを1通受け取る（または条件に合う既存メールを探す）
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ラベルが付くか確認
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受信トレイに残す設定なら、受信トレイに表示されるか確認
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アーカイブ設定なら、ラベル側に入り、受信トレイを圧迫しないか確認
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想定外のメールが巻き込まれていないか、検索で確認
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問題がなければ、条件を少し広げる（ドメイン指定など）
検証を「作った直後」に行うと、原因の切り分けが簡単です。数日放置すると、どの変更が原因か分からなくなります。
Gmailのラベル振り分けでよくある質問
スマホだけで自動振り分けは設定できるか
日々の運用（ラベル付け・移動）はスマホでできますが、Androidではラベルの作成/編集/削除はできず、PC版GmailまたはiPhone/iPad版Gmailアプリが必要です。
自動振り分けのフィルタ設定も、PCで行う方が確実です（設定項目とバックアップ導線が揃っています）。
既に受信したメールだけ後から振り分けできるか
可能です。フィルタ作成時に既存スレッドへ適用する選択肢を使うと、条件に一致するメールへまとめてラベルを付けられます。まずは狭い条件で試してから、範囲を広げると安全です。
ラベルを消すとメールも消えるのか
ラベルは分類情報であり、ラベルを削除してもメール自体が直ちに削除されるとは限りません。ただし、フィルタの動作で「削除」など別アクションを設定している場合は影響します。心配な場合は、フィルタ設定（実行内容）を先に確認してください。
受信トレイをスキップとミュートは何が違うのか
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受信トレイをスキップ（アーカイブ）：条件に一致したメールを受信トレイに出さず、アーカイブ側へ
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ミュート：会話への返信が受信トレイに表示されないようにする（ノイズを減らす）
「通知系はスキップ」「会話が伸びるMLはミュート」など、目的で使い分けると整理が安定します。
フィルタはいくつまで作ってよいか
機能上の上限よりも「管理可能か」が現実的な上限です。おすすめは、次の順に増やすことです。
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主要取引先（差出人）
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通知（no-reply系）
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請求（件名キーワード）
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ML/部署宛（To）
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例外（除外条件）
運用して迷いが出たら、フィルタを減らしても構いません。整理は“増やすこと”が正義ではなく、“迷わないこと”が正義です。
参考情報源
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Google Gmail ヘルプ「メールのフィルタルールの作成」
https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja -
Google Gmail ヘルプ「Gmail でラベルを作成、管理する（Android）」
https://support.google.com/mail/answer/118708?co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=ja -
Google Gmail ヘルプ「Gmail でラベルを作成、管理する（iPhone と iPad）」
https://support.google.com/mail/answer/118708?co=GENIE.Platform%3DiOS&hl=ja -
Google Gmail ヘルプ「Gmail の通知設定を変更する（Android）」
https://support.google.com/mail/answer/1075549?co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=ja -
Google Gmail ヘルプ「メールを整理、アーカイブする」
https://support.google.com/mail/answer/9259770?hl=ja -
Google Workspace Learning Center（ユーザー向け）「Gmail の受信トレイを最適化するためのヒント」
https://support.google.com/a/users/answer/9282734?hl=ja