事由と理由の違いがすぐ分かる｜欠勤・休暇・遅刻の例文とNG回避

欠勤届や休暇申請、遅刻・早退の申請書で「事由」と書かれた欄を前にして、手が止まったことはありませんか。日常なら「理由」で済むのに、書類では「事由」が求められる——この違いを曖昧なまま書くと、差し戻しや余計な確認につながることがあります。
本記事では、事由と理由の違いを「事実」と「事情」の軸でスッと整理し、迷いがちなケースを“第三者検証性”で判断できるようにします。さらに、欠勤・休暇・遅刻・早退・トラブル報告まで、事由欄にそのまま使えるテンプレと例文、避けたいNG例もまとめました。読み終えたあとには、「このケースはこう書けばいい」と自信を持って記入できる状態を目指します。

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事由と理由の違いを1分で理解する

「違い」を最短で掴むには、まず表で全体像を固定するのが有効です。辞書では、事由は一般に「事柄の生じた理由・原因」を指し、法律文脈では「理由または原因となっている事実」と説明されています。つまり、書類上の事由は“事情”よりも“事実”に寄せると安全です。

事由と理由の比較表

事由はなぜ「事実寄り」になりやすいのか

社内書類や契約文書の多くは「読まれて判断され、記録として残る」性質があります。受け手（上司・人事・総務・取引先）は、あなたの内面よりも、次の材料を必要とします。

• 何が起きたのか（事実）

• いつ起きたのか（日時）

• どの程度影響するのか（遅刻時間、欠勤日数、対応可否など）

• 裏取りが必要ならできるか（遅延証明、受診、記録など）

この性質に合う言葉が「事由」です。逆に、会話や説明文の目的は「納得感・背景共有」であることが多く、事実だけでは足りない場合があるため、「理由」が自然に使われます。

置き換えで失敗しないコツ

迷ったときは、次のように考えると安全です。

• 「事由」と書かれていたら：確認可能な事実を短く置く

• 「理由」を求められたら：事実に加えて事情や判断の根拠も説明してよい

• 書類に「理由」欄がある場合：それでも受け手は“事実”を知りたいことが多いので、最初に事実を一行で置いてから背景を足す

書類で迷わない判断フロー

ここが本記事の中心です。「事由欄に何を書くか」を、毎回ゼロから悩まないための手順を固定します。

判断フローは3ステップで十分

ステップ1：第三者検証性がある事実か

• 証明書、記録、第三者の確認、客観的状況（運休・遅延・受診など）があるほど強い

ステップ2：制度・運用上、必要な情報か

• 会社の就業規則、申請様式、必要書類の有無で求められる粒度が変わる

ステップ3：個人情報を最小限にできているか

• 病名、詳細症状、家族の病状、私生活の詳細など、必要以上に書かない

この3ステップを通すと、「書かな過ぎで差し戻される」「書き過ぎて後悔する」の両方を避けやすくなります。

事由欄の“最小記載”の考え方

事由欄の基本は、次の型です。

• 最小記載（基本）：
  「事実（原因）」だけを短く

• 必要な場合の補足：
  「日時」「影響」「証明の有無」など、手続きに必要な情報だけを足す

反対に、事由欄でやりがちな失敗は次の2つです。

• 感情や言い訳が長い（理由の領域を事由欄に詰め込む）

• 事実が特定できない（“いろいろあって”など、受け手が判断できない）

事由が使われやすい場面と、理由が自然な場面

用語の使い分けは「丁寧さ」ではなく「用途」です。競合解説でも、事由は硬い文脈で多いことが指摘されています。

会社の申請書・規程で「事由」が多い理由

申請書は、あなたの事情に共感するためではなく、次を満たすために存在します。

• 手続きの可否を判断する

• 記録を残す

• 後から確認できるようにする

この目的のため、受け手が扱いやすいのは「事情」より「事実」です。だから「事由欄」が多くなります。

契約書・法律文で「事由」が好まれる理由

辞書でも法律文脈の事由は「原因となる事実」とされます。
法律・契約では、争いになった場合に「何があったか」を確定させる必要があるため、事実に寄る語が採用されやすい、という背景があります。

（参考として、「正当事由」のように“事由”が制度上の用語として使われる領域もあり、条文で判断要素が列挙されることがあります。解説記事でも借地借家法の正当事由に触れています。）

会話・説明文では「理由」が自然な理由

会話で知りたいのは、たいてい次のどれかです。

• どうしてそう判断したのか（根拠）

• 背景に何があったのか（事情）

• 次はどうするのか（見通し）

ここでは、事実だけでは足りないことが多く、「理由」で説明する方が自然です。

事由の書き方テンプレと例文

ここからは「そのまま貼れる」ことを重視します。提出物別に、最小記載→補足→NGをセットで示します。

提出物別：事由欄の最小テンプレ表

欠勤事由：ケース別例文集

1）体調不良（一般的）

• 最小：
  「体調不良のため欠勤」

• 補足（必要なら）：
  「受診のため欠勤」「回復次第連絡」

• NG例：
  「○○病で、症状が△△で、昨夜から…（詳細すぎる）」

2）発熱・感染症が疑われる（配慮が必要）

• 最小：
  「発熱のため欠勤」

• 補足：
  「受診予定」「検査のため」

• 注意：
  社内で報告ルールがある場合（感染症対応など）は、そのルールを優先します。

3）家庭都合（家族対応）

• 最小：
  「家族対応のため欠勤」

• 補足：
  「病院付き添いのため」「手続き対応のため」

• NG例：
  家族の病状の詳細、住所等の個人情報

4）交通・天候など客観状況

• 最小：
  「交通機関の運休のため欠勤」

• 補足：
  「運休証明の提出可」「在宅対応の可否」

• ポイント：
  “事実が強い”ため、事由欄として扱いやすい

遅刻・早退事由：ケース別例文集

交通機関遅延

• 最小：
  「交通機関遅延のため遅刻」

• 補足：
  「遅延証明書提出」「到着見込みは〇時」

通院

• 最小：
  「通院のため遅刻」

• 補足：
  「診療予約が午前〇時のため」

寝坊（書き方のコツ）

• 最小：
  「起床遅れのため遅刻」

• 補足（可能なら再発防止を別途）：
  「アラーム設定を見直し」

• NG例：
  「昨日遅くまでスマホを見ていて…（事情の長文化）」

寝坊は“理由”として事情を語りたくなりますが、申請欄で必要なのはまず事実です。事情や反省は口頭や別欄で十分なケースが多いです。

休暇事由：使いやすい言い方と注意点

休暇申請の事由は、職場の文化・規程で許容範囲が変わります。一般的に使いやすいのは次です。

• 「私用のため」

• 「所用のため」

• 「家庭都合のため」

ただし、慶弔休暇や制度休暇は規程の要件があるため、要件に沿う事実を置きます。

• 「親族の葬儀参列のため」

• 「健康診断受診のため」

年次有給休暇など労務制度に触れる話題は、法令や行政資料が公開されています。運用は社内ルールが優先されるため、最終的には就業規則・人事の指示と照合してください。

トラブル報告：事由と理由を分ける書き方（強い型）

トラブル報告では、混同が一番事故ります。おすすめは「事由（事実）」「理由（要因）」「対策（再発防止）」の三段です。

• 事由（事実）：何が起きたか

• 理由（要因）：なぜ起きたか（プロセス上の不足）

• 対策：どう防ぐか（仕組み）

例：誤送付

• 事由：
  「A社宛の資料をB社に誤送付した」

• 理由：
  「送付前の宛先確認が担当者単独で、チェック工程が未整備だった」

• 対策：
  「送付前に宛先・添付を2名で確認し、チェック記録を残す」

ここで重要なのは、理由を「気が緩んでいた」など精神論だけで終わらせず、プロセスに落とすことです。受け手は“改善可能性”を見ています。

理由の書き方テンプレと例文

理由は「納得を作る説明」です。事実を出すだけで終わると、相手は判断できません。理由の型を持つと、メールや口頭でも強くなります。

理由の基本テンプレは4要素

• 前提（状況）

• 判断（結論）

• 根拠（理由）

• 配慮（代替案・次の行動）

例：会議欠席の理由
「外部対応が長引いており移動時間を含め開始に間に合いません。本日は先方対応を優先する判断をしました。資料は事前共有し、議事は後ほど確認します。」

この型は、相手が欲しい情報（結論と根拠と次の手）を短時間で渡せるため、ビジネスのやり取りで特に強いです。

「言いにくい理由」を角が立たない表現にする

理由は広い概念ゆえ、言い方で印象が激変します。事実を隠すのではなく、相手が扱える言葉に整えます。

• 「忙しい」→「現状の稼働では期日内の対応が難しい」

• 「できない」→「条件が整えば対応可能。現時点では優先順位の調整が必要」

• 「ミスした」→「確認工程に不足があった」

• 「やりたくない」→「現状の優先度では着手が難しい。代替案を提示する」

注意：対外的な信頼が絡む場面では、過度な婉曲表現は不誠実に見えることがあります。事実（事由）をまず示し、理由で背景を補う順番が安全です。

迷いやすいケース別：最適表現の早見表

ここは実務で最も見返される領域です。よくあるケースを「事由欄推奨」「理由で補足するなら」「避けたい表現」で整理します。

ケース別早見表

体調不良は事由か理由か（整理）

• 事由に書きやすい：発熱、通院、受診、体調不良（＝事実）

• 理由に書きやすい：安全配慮、業務影響、判断根拠（＝説明）

ここを分けるだけで、文章が「通る」確率が上がります。

家庭都合・私用は「最小」で止めるのが基本

家庭都合や私用は、事由として曖昧ですが、休暇申請等では一般的です。重要なのは、受け手がそれ以上の情報を必要としているかです。必要がないのに詳しく書くと、個人情報の拡散や不要な詮索の入口になり得ます。

よくある誤用とNG例

ここでは、差し戻し・トラブルにつながりやすい書き方を明確に潰します。

事由欄に感情だけを書く

• NG：
  「気分が落ち込んだので欠勤します」

• 推奨：
  「体調不良のため欠勤」

• 補足（理由として別途説明が必要なら）：
  「回復のため受診を優先します」

感情や内面は“理由”として成立することはあっても、事由欄の目的（記録・判断）に合いにくいです。

理由を求められているのに、事実が曖昧

• NG：
  「いろいろあって遅れます」

• 推奨：
  「交通機関遅延のため到着が遅れます。到着見込みは〇時です。」

理由の説得力は、最低限の事実で支えます。事実がゼロだと相手は判断できません。

丁寧にしようとして不自然な言い回しになる

「ご事由」など、過剰に丁寧にしようとして不自然になることがあります。丁寧さは、語尾や構文全体で出す方が安全です。

• 推奨：
  「欠勤事由：体調不良のため」
  「欠勤の理由：受診が必要なため」

書き過ぎによるリスク

事由欄の書き過ぎは、次のリスクを増やします。

• 個人情報（健康情報・家族情報）の不要な共有

• 後から整合性が取れなくなる（説明が変わる）

• 受け手が判断に困る（情報が散らかる）

「必要十分」を守るためにも、判断フローのステップ3（個人情報最小化）が重要です。

よくある質問

実務で頻出の疑問を、結論→理由→運用の順で答えます。

事由と理由はどちらが丁寧ですか

丁寧さの問題ではなく、用途の問題です。

• 書類・規程・契約など、判断と記録が必要：事由が合いやすい

• 会話・説明・納得形成：理由が自然
  一般向け解説でも、事由は原因となる事実寄り、理由は広いという整理が示されています。

「私用」と書くのは失礼ですか

多くの職場では、休暇申請の事由として「私用」「所用」は一般的です。ただし、職場によっては「私用不可」「理由記載必須」など運用があるため、就業規則・申請ガイドを優先してください。

事由を詳しく書きすぎると不利になりますか

ケースによりますが、少なくとも「不要な個人情報を出す」「後から整合性が崩れる」というリスクはあります。辞書でも法律文脈の事由は“原因となる事実”とされるため、事由は事実に寄せ、理由で背景を補う方が安全です。

事由欄が短すぎて怒られそうです

その場合は、補足を“手続きに必要な範囲”に限定して加えるのがおすすめです。
例：
「交通機関遅延のため遅刻（遅延証明提出予定、到着見込み〇時）」
短くても判断材料が揃っていれば、受け手にとっては扱いやすい文章になります。

法律や制度に関わる書き方はどう確認すべきですか

労務制度などは、法令（e-Gov法令検索）や行政資料（厚労省のPDF等）が公開されています。制度の説明はこれらで確認しつつ、最終的な運用は社内規程と照合してください。

参考情報源

• コトバンク（事由） https://kotobank.jp/word/%E4%BA%8B%E7%94%B1-526220

• e-Gov法令検索（労働基準法） https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049

• 厚生労働省（年次有給休暇の時季指定義務 PDF） https://www.mhlw.go.jp/content/000350327.pdf

• All About ニュース（事由と理由の違い解説） https://news.allabout.co.jp/articles/o/49850/