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Outlookの容量確認のやり方まとめ｜メールボックスとPSTの違いも一気に分かる

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Outlookで「メールボックスがいっぱい」「送受信できない」「添付が戻ってくる」といった表示が出ると、つい慌ててメールを削除したくなります。しかし、Outlookの“容量”には メールボックス（サーバー側） と PST/OST（PC側） の2種類があり、ここを取り違えると「消したのに減らない」「どこを見ればいいか分からない」と迷子になりがちです。
本記事では、デスクトップ版・Outlook on the web・Outlook.comの環境別に、容量の確認場所を最短でたどれるように整理し、フォルダー別の内訳の見方、容量を圧迫している原因の見つけ方、そして安全に空ける優先順位まで一気通貫で解説します。読み終えた頃には、いま何が原因で、次に何をすればよいかがはっきり分かるはずです。

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目次

Outlookの容量確認で迷わないために最初にやること

Outlookで「容量がいっぱい」「送受信できない」「添付が戻る」などが起きたとき、焦ってメールを消し始めると、必要な連絡まで失ってしまうことがあります。まずは落ち着いて、“どの容量”が問題なのかを切り分けるのが最短ルートです。

多くの人が混同するのは次の2つです。

  • メールボックス容量（サーバー側）：Exchange Online（職場・学校のMicrosoft 365）やOutlook.comに保存される容量。ここが上限に近いと、警告や送受信制限が出やすくなります。

  • Outlookデータ容量（PC側）：PST/OSTのファイルサイズ。PCが重い、ディスクが足りない、同期が遅いなど“端末側の不調”に直結します。

さらに組織の環境では、保持ポリシーなどの影響で「削除したのに減らない」ことも起きます。PST/OSTは削除してもすぐ縮まず、公式には“未使用領域が20%を超えると圧縮される”と説明されています。

この先は、「いま何が起きているか」から最短で確認場所にたどり着けるように、分岐と手順をまとめます。

1分で判定するチェック

次のどれに当てはまるかで、見る順番が決まります。

  • A：警告が出る／送受信が止まる／添付が送れない
    → まず メールボックス容量（サーバー） を確認

  • B：Outlookが重い／検索が遅い／PCの空き容量が苦しい
    → まず PST/OST（PC側） を確認

  • C：部署の代表アドレス（共有メールボックス）が受けられない
    → まず 共有メールボックスの容量 を確認（管理者レポートが早い場合あり）

  • D：自分ではなく複数人が対象（情シス・管理者）
    → まず 管理センターのMailbox usageレポート で俯瞰

Outlookの容量の種類と影響を整理する

容量確認を確実にするには、まず「容量の種類」と「症状のつながり」を理解しておくのが有効です。ここを飛ばすと、メールボックスが原因なのにPSTを触ってしまったり、その逆が起きたりします。

メールボックス容量とPST/OSTの違い

  • メールボックス容量（サーバー）
    メールや予定表、連絡先などがサーバーに保存され、複数端末から同じ状態で見られるのが特徴です。容量上限（クォータ）はライセンスや組織設定で変わり、管理者がユーザーごとに上限を調整している場合もあります。

  • OST（Offline Storage Table）
    Exchangeの内容をPCにキャッシュするファイルです。PCの速度や空き容量の影響を受けやすい一方、メールボックス容量そのものの上限とは別の話になります。

  • PST（Personal Storage Table）
    ローカルにメールを移動したり、エクスポートしたり、アーカイブとして保持する用途で使われます。運用を誤ると「探せない」「壊れる」「バックアップがない」になりやすいので、後述の注意点を守るのが重要です。

比較表：容量の種類と影響範囲

容量の種類 主な保存先 影響が出やすい症状 代表的な確認場所
メールボックス容量 Exchange Online / Outlook.com 警告、送受信制限、添付エラー Outlookのフォルダーサイズ／メールボックスクリーンアップ／Webのストレージ／管理者レポート
OST（キャッシュ） PC Outlookが重い、同期が遅い、PC空き不足 ファイルサイズ、アカウント設定、ディスク状況
PST（アーカイブ等） PC/共有ドライブ 検索が遅い、ファイル肥大、破損リスク ファイルサイズ、データファイル設定
保持ポリシー等 組織設定 削除しても減らない、消えない 管理者設定、運用ルール

利用環境別にOutlook容量確認の場所を早見する

ここが最重要ポイントです。Outlookは見た目が似ていても、環境で確認場所が異なります。まずは自分の環境を決め打ちして、該当手順だけを進めてください。

早見表：どこを見れば容量が分かるか

利用環境 最短の確認場所 補助の確認場所（見つからない時）
クラシックOutlook（Windows） フォルダーのプロパティ→フォルダーサイズ ファイル→ツール→メールボックスクリーンアップ
Outlook on the web（職場/学校） 設定→全般→ストレージ 管理者に上限確認／共有MBは管理者レポートが早い
Outlook.com（個人） 設定→ストレージ（関連するストレージ/クォータ画面） Microsoftアカウントのストレージ（クォータ）
管理者（情シス） 管理センター→レポート→使用状況→Exchange→Mailbox usage 共有メールボックスも含め俯瞰可能

※UIは更新されることがあります。表示名が違う場合でも、「フォルダーサイズ」「メールボックスクリーンアップ」「ストレージ」「Mailbox usage」という“機能名”を軸に探すと辿り着きやすくなります。

クラシックOutlookでメールボックス容量を確認する

Windowsのデスクトップ版（クラシックOutlook）を使っている人は、まずここです。「確認→原因特定→削減」まで一気につなげやすい方法を、手順に落とします。

フォルダーサイズで合計と内訳を確認する

Microsoft公式の案内に沿った確認手順です。

  1. Outlookを開き、メール画面で左のフォルダー一覧から自分のアカウント（メールボックス）をクリックします

  2. 上部のフォルダータブを開き、フォルダーのプロパティを選択します

  3. 画面下部のフォルダー サイズをクリックします

  4. メールボックス全体とサブフォルダーのサイズが表示されます

よくあるつまずきと回避策

  • フォルダーのプロパティが見当たらない：表示されているリボンが簡略化されている場合があります。タブの切り替えや、右クリックメニューに「プロパティ」があるか確認してください。

  • KB表示でピンとこない：公式にもある通り、KBを1024で割るとMBになります。

メールボックスクリーンアップで「大きいメール」「古いメール」を探す

容量確認に加えて、削減導線までつながるのがこの機能です。Microsoftは「メールボックスのサイズをトリミングするワンストップクリーンツール」として案内しています。

  1. ファイルを開く

  2. ツールを選び、メールボックス クリーンアップを開く

  3. できること（代表例）

    • メールボックス全体とフォルダー別サイズの表示

    • 特定サイズより大きいメールの検索

    • 古いアイテムの整理（移動）

    • 削除済みアイテムのサイズ確認と空にする

「まずどれを押すべきか」ガイド

  • いま警告が出ている：削除済みアイテムのサイズ確認→空にする

  • 送信済みが膨らみがち：大きいメール検索で添付を含む送信を抽出

  • 受信が膨らみがち：古いアイテムの整理でアーカイブを検討

“どのフォルダーが犯人か”を最短で見つけるコツ

多くの環境で増えやすい順は次の通りです（もちろん例外はあります）。

  1. 削除済みアイテム：削除したつもりで残り続ける

  2. 迷惑メール：自動で溜まりやすい

  3. 送信済みアイテム：添付付き送信が多いと急増

  4. 受信トレイ：定期配信、請求書PDF、会議資料など

この順でフォルダーサイズを見ていけば、原因フォルダーに当たりやすくなります。

Outlook on the webで容量を確認する

ブラウザでOutlookを使う（職場・学校）場合、ストレージ画面で内訳が見やすいことが多いです。組織によって表示項目は異なることがありますが、基本は「設定→全般→ストレージ」という軸です。

設定からストレージを開いて内訳を見る

  1. Outlookをブラウザで開く

  2. 右上の歯車（設定）をクリック

  3. すべての設定を表示を開く

  4. 全般の中のストレージを開く

  5. 合計使用量と、フォルダー別の内訳を確認する

この導線は、組織のヘルプでも案内されることがあります。 （※本質は「ストレージ確認」であり、表示名は環境差があり得ます）

共有メールボックスの容量が疑わしいとき

部署代表アドレス（共有メールボックス）は、誰も“自分ごと”で整理しないため、詰まりやすい典型です。
共有メールボックスが対象の場合、管理者レポート（Mailbox usage）で使用量とクォータを俯瞰できるのが強みです。

「自分が見られない」「権限がない」場合は、無理に操作せず管理者に依頼したほうが早く安全です。

ストレージが見当たらない時の対処

  • 設定内検索がある場合は「ストレージ」「Storage」で検索

  • 組織ポリシーで非表示・制限されている可能性を疑い、情シスの案内を確認

  • “今すぐ容量を見たい”場合は、クラシックOutlookのフォルダーサイズや管理者レポートに切り替える（代替ルート）

Outlook.comで容量とストレージ制限を確認する

個人用（@outlook.com、@outlook.jp、@hotmail.com 等）では、Outlook.com側のストレージとMicrosoftアカウントのストレージ（クォータ）表示が関係します。

Outlook.comのストレージ制限を理解する

Microsoft公式では、Outlook.comのストレージ制限や、Microsoft 365サブスクリプションで増やせること、メールボックス100GBの案内などが示されています（条件付き）。
重要なのは「無料/有料」「契約状態」「開始直後の反映」「試用版の扱い」などで条件が変わり得る点です。

ストレージ（クォータ）をチェックする考え方

  • Outlook.com内でストレージの内訳を確認

  • 併せてMicrosoftアカウント側の「Microsoftストレージ クォータ」も確認し、メール・添付・OneDrive等の関係を把握する

「メールの添付が多い」場合、メールボックスだけでなく、ストレージ全体の設計（どこに保存するか）を見直すと根本改善になります。

管理者が最短で容量を把握する方法（Mailbox usageレポート）

情シス・管理者視点では、個別端末で確認するより、管理センターで全体を俯瞰したほうが圧倒的に早いです。

Mailbox usageレポートでできること

Microsoft Learnの案内では、Mailbox usageレポートに「各ユーザーの使用容量」「クォータに近いメールボックス数」「共有メールボックスのストレージとクォータ」などが含まれると説明されています。

レポートへの導線（基本）

  1. 管理センターで レポート→使用状況 に移動

  2. Emailアクティビティで 詳細を表示

  3. ドロップダウンで Exchange→Mailbox usage を選択

運用上のポイント

  • 逼迫者を先に見つけ、ユーザーへの整理依頼テンプレを回す

  • 共有メールボックスを定期監視し、責任者を決める

  • 保持ポリシーや監査要件がある場合、安易に削除を促さず運用ルールを明文化する

容量を圧迫している原因を特定する

「容量が大きい」という結果が分かったら、次は原因を特定します。原因が分かれば、削除の判断が楽になり、作業時間も短縮できます。

フォルダー別に増加源を絞り込む

最初にやるべきは、フォルダーサイズの大きい場所を見つけることです。多くの場合、原因は少数フォルダーに偏っています（パレートの法則のように）。

  • 送信済み：添付が多い

  • 受信トレイ：定期レポート、配信メール

  • 削除済み：削除の残骸

  • 特定プロジェクトフォルダー：資料のやり取りが集中

大容量メールの“犯人”を見つける（サイズ条件検索）

クラシックOutlookのメールボックス整理ツールは、大きいメール・古いメールを探す導線を備えています。
サイズ検索の考え方は「まず5MB」「次に10MB」「それでも足りなければ20MB」というように、段階的に絞ると漏れが減ります。

すぐ使える判断基準

  • 5MB以上：添付があり得る（削減候補が出やすい）

  • 10MB以上：画像・PDF・資料の可能性が高い

  • 20MB以上：容量圧迫の主犯になりやすい

削除しても容量が減らない時の切り分け

ここは満足度を左右する重要ポイントです。

  • 削除済みアイテムに残っている：空にしていない

  • 迷惑メールに残っている：自動蓄積している

  • 保持ポリシーがある：削除しても論理削除で保持されることがある（組織依存）

  • PST/OSTの圧縮条件を満たしていない：削除してもファイルサイズがすぐ縮まない

PST/OSTについては、公式情報として「未使用領域（空白）が20%を超える場合に圧縮される」と明記されています。
つまり、少量を削っただけでは見かけのファイルサイズが変わらないことがあります。

Outlookの容量を減らす具体策と優先順位

容量削減は、闇雲に消すより「安全性（戻せる）」「効果」「時間」の順で考えると失敗しにくくなります。

容量削減の優先順位チェックリスト（まずはここから）

以下は“戻せる・効果が出やすい”順です。

  • 削除済みアイテムを空にする（最優先）

  • 迷惑メールを空にする

  • 送信済みアイテムの大容量メールを整理（添付の多い人は効果大）

  • 受信トレイの定期配信・通知メールを整理（ルール化も検討）

  • 大容量メール（5MB以上など）を抽出して不要分を削除

  • 必要な添付はメールから切り離して保管（後述）

  • アーカイブ方針を決めて移動（PST/オンラインアーカイブ等）

  • PST/OSTの圧縮（必要条件を満たしたうえで実施）

「添付は残したい」時に失敗しないやり方

添付が容量の大半を占める場合、メールを残すより添付を適切な場所に移すほうが、将来の運用が楽になります。

  • チーム共有が必要：SharePointやチームの共有領域へ（組織ルール優先）

  • 個人参照が中心：OneDrive等に保存してリンク共有に切り替える

  • 監査・証跡が必要：勝手に分離せず、規程に従う（保持要件）

※Outlook.comやMicrosoftアカウントのストレージは、メールボックス以外の領域とも関係するため、全体のクォータも確認して設計するのが安全です。

アーカイブとPST運用の注意点（安全に長期保管するために）

PSTは便利ですが、無計画に使うと「探せない」「バックアップがない」「端末移行で消えた」になりがちです。最低限、次を守ってください。

  • PSTの保存先を決める（PCローカルのみはリスク）

  • バックアップ方針を決める（自動バックアップの対象か確認）

  • ファイルを大きくしすぎない（巨大PSTは破損リスクが上がる）

  • 検索性を担保する（フォルダー設計・命名ルール）

組織環境ではオンラインアーカイブ等の仕組みがある場合もあるため、情シスの推奨があるなら従うのが最適です。

PST/OSTを圧縮してPC側の容量を空ける

削除してもPST/OSTが小さくならないときは、圧縮の仕組みを理解して進めると納得感が上がります。

  • Outlookは、PST/OSTの未使用領域（空白）が20%を超える場合に自動圧縮すると説明されています

  • すぐに小さくしたい場合は、手動で圧縮を開始する手順が案内されています

手動圧縮の基本手順（公式手順の流れ）

  1. 不要アイテムを削除し、削除済みアイテムを空にする

  2. ファイル→アカウント設定→アカウント設定を開く

  3. データファイルタブで対象ファイルを選び、設定を開く

  4. 圧縮（コンパクト）を実行する

※圧縮は数分かかることがあります。作業中にOutlookを無理に終了しないほうが安全です。組織PCではポリシーで制限されることもあるため、実行できない場合は情シスに相談してください。

どうしても解決しない時のチェック（トラブルシューティング）

最後に、よくある“沼”を一覧で潰します。

容量警告が消えない

  • 削除済みアイテムを空にしたか

  • 迷惑メールを空にしたか

  • Webのストレージ内訳で、想定外に大きいフォルダーがないか

  • 組織の保持ポリシーで、削除が即時反映されない可能性はないか

送受信ができないが、容量は空いているように見える

  • 容量問題ではなく、送信制限・添付サイズ制限・接続問題の可能性

  • 管理者が別の制限を設定している可能性（組織依存）

  • まずは管理者レポートで使用量とクォータの整合を確認すると切り分けが速い

Outlookが重い（PCが苦しい）

  • OST/PSTの肥大化

  • PCディスク不足

  • インデックス（検索）再構築が絡むケース

  • まずはPST/OSTのサイズを確認し、削除→削除済みを空→圧縮条件（空白20%）を満たすかで判断

Outlook容量確認でよくある質問

メールボックスの上限は何GBですか

上限（クォータ）は環境で変わります。Exchange Onlineでは最大100GBと案内されることがあり、Outlook.comでもMicrosoft 365サブスクリプションにより100GBの案内がありますが、組織では管理者が上限を下げることもあります。自分の上限は、表示される警告・ストレージ画面・管理者レポートで確認するのが確実です。

共有メールボックスの容量は誰が確認すべきですか

運用として担当者を決めるのが理想です。技術的には、管理者はMailbox usageレポートで共有メールボックスも含めて確認できます。
担当者が権限を持たない場合は、管理者に確認を依頼してください。

削除してもPST/OSTが減らないのは故障ですか

故障とは限りません。公式情報では、PST/OSTは未使用領域（空白）が20%を超える場合に圧縮されると説明されています。削除→削除済みを空→手動圧縮、の順で確認すると納得しやすくなります。

Outlook.comのストレージはどこで見ますか

Outlook.comのストレージ制限や、Microsoftストレージ クォータの考え方が公式に案内されています。Outlook.com側のストレージ表示に加え、Microsoftアカウント側のクォータも確認すると全体像が掴めます。

参考情報

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